Službeno putovanje (obračun dnevnica i ostalih putnih troškova)

Službeno putovanje na području BiH smatra se putovanje u mjesto obavljanja određenog zadatka koje je udaljeno najmanje 30 km od mjesta rada. Putovanje u inostranstvo podrazumijeva putovanje u mjesto na teritoriju izvan BiH. Putni troškovi službenih putovanja, odnosno njihov obračun definisan je Uredbom o naknadama trošova za službena putovanja i Pravilnikom o primjeni Zakona o porezu na dohodak.

U nastavku teksta ćete pronaći odgovore na pitanja:

1.  Koje vrste naknada pripadaju za službeni put?
2.  Kako se obračunavaju dnevnice za službena putovanja?
3. Kako se obračnunava naknada za smještaj?
4. Kako se obračunava naknada za troškove prijevoza i ostale vrste naknada?
5.  Na osnovu čega se u stvari vrši obračun putnih troškova?

Pa da krenemo.

Koje vrste naknada pripadaju za službeni put?

Naknade za službeno putovanje obuhvataju naknadu za smještaj, ishranu, prijevozne i druge troškove. Naknade za službeni put u inostranstvo mogu se obračunati i isplatiti samo u slučaju kada se priloži najmanje jedan dokaz da je službeno putovanje zaista obavljeno. To mogu biti: račun za hotel, račun ili karta za prijevoz, ovjerena potvrda o prisustvovanju ili neki drugi dokument.

Dnevnica za službeno putovanje na području BiH utvrđuje se u visini od 25 KM. Visina dnevnica za inostranstvo je za svaku stranu državu pojedinačno utvrđena.

Kako se obračunavaju dnevnice?

Jedna dnevnica obračunava se za svaka 24 sata provedena na službenom putovanju. Za službeno putovanje koje traje duže od 12 sati, obračunava se jedna dnevnica, a za službeno putovanje koje traje 8 do 12 sati pola dnevnice.

Ako je na službenom putovanju osigurana besplatna ishrana, odnosno tri obroka, pripadajuća dnevnica se umanjuje za 30%.

Dnevnice i naknada za topli obrok međusobno se isključuju. U izvještaju o obavljenom službenom putovanju, neophodno je navesti da li je i u kojoj mjeri bila osigurana ishrana, u slučaju da se s priloženih računa isto ne može sa sigurnošću utvrditi.

Dnevnice za službena putovanja u inostranstvo i dnevnice za službena putovanja na području BiH obračunavaju se od vremena polaska na službeno putovanje do vremena povratka sa službenog putovanja. Pri tome se primjenjuje visina dnevnice propisana za državu u koju se upućuje na službeni put. U slučaju da se putuje istovremeno u dvije ili više država radi obavaljnje službenog zadatka u istim, dnevnica se obračunava skladno trajanju službenog puta u svakoj državi. Ovo je neophodno evidentirati u izvještaju o službenom putu.

Kako se obračnunava naknada za smještaj?

Naknada za noćenje obračunava se u visini priloženog plaćenog hotelskog računa. Ako u mjestu službenog putovanja nema hotelskog smještaja ili ako se on ne koristi, pripadajuća dnevnica se uvećava za 70%.  Dok je Uredba o naknadama za službena putovanja  iz 2010. odnosno 2011. godine imala ograničenja priznavanja kategorije putni troškovi smještaja kojom je isključena “de-lux” kategorija hotela, odnosno koja je priznavala najviše iznose troškova noćenja hotela A ketogrije, nova Uredba je ovo ograničenje ukinula. S druge strane Uredbom o naknadama za službena putovanja (Sl. novine KS 21/19) je definisano da se naknada za noćenje (smještaj) obračunava u visini plaćenog hotelskog računa u hotelu kategorizacije do četiri zvjezdice.

Kako se obračunava naknada za troškove prijevoza

Naknada za troškove prijevoza na službenom putovanju, obračunava se u visini stvarno plaćene karte uz priloženi račun. Ako se koristi vlastiti putnički automobil, za isti se obračunava naknada u visini 15% cijene litre benzina BMB 95 na teritoriji BiH i to po prijeđenom kilometru na odobrenoj relaciji. Ova naknade predstavlja naknadu troškova za gorivo i amortizacije automobila. Ona ne isključuje troškove nastale po osnovu plaćene cestarine, putarine, mostarine, naknade za korištenje tunela, parkinga i drugih troškova nastalih u vezi sa prevozom na službenom putovanju. Ovdje je važno napomenuti da se naknada za korištenje osobnog putničkog automobila vrši tako što se obračuna najkraća udaljenost koja se mora preći, a koja se može izmjeriti na geografskoj karti namijenjenoj vozačima i ona je mjerodavna prilikom određivanja stvarne udaljenosti službenog putovanja.

Ostale vrste naknada

Pod ostalim naknadama podrazumijevaju se ostali izdaci koji nisu prethodno navedeni i koji nastanu u svrhu obavljanja službenog putovanja. Ovi izdaci se obračunavaju prema priloženom računu.

Na osnovu čega se u stvari vrši obračun putnih troškova?

Putni troškovi se obračunovaju prema nalogu za službeno putovanje. Nalog za službeno putovanje pruža mogućnost isplate akontacija u visini procijenjenih troškova i to isključivo u nacionalnoj valuti Bosne i Hercegovine. Ako se pismeni dokaz o izvršenoj konverziji ne priloži uz obračun putnih troškova, kod obračuna će se primijeniti važeći srednji kurs Centralne banke BiH na dan polaska na službeno putovanje.

U roku od 5 radnih dana od dana kada je službeno putovanje završeno, neophodno je podnijeti izvještaj sa obavljenog službenog puta. Uz to se prilaže putni nalog i putni troškovi, odnosno dokazi o iznosima plaćenim za sve troškove koji se pravdaju.  Nalog za službeno putovanje ne može se izdati ukoliko se ranije putovanje nije opravdalo u propisanom roku. Također je nepohodno vratit akontaciju u cijelosti za neopravdani  nalog za službeno putovanje.

Sve ovo je detaljno uređeno Uredbom o naknadama troškova za službena putovanja.

Još zanimljivih članaka iz oblasti knjigovodstva, računovodstva i poreznog savjetovanja pronađite na našem blogu.